Ecogym – “BRP automatiserar administration så jag kan fokusera på medlemmarna!”

June 4, 2020
June 4, 2020 David Hult

Ecogym – “BRP automatiserar administration så jag kan fokusera på medlemmarna!”

ECOGYM – från kaos till framgång!

I gårdagens inlägg kunde du läsa om Shahab och den minst sagt skakiga starten på hans Ecogym. Anledningen var ett felaktigt val av gymsystem. Det valet höll på att sluta i konkurs. I del 2 berättar Shahab om hur han tog sig ur den första tunga perioden, i samarbete med personalen på BRP. 

“BRP var väldigt tillmötesgående och ville hjälpa mig i den svåra situationen” berättar Shahab. 

En uppstart som normalt sett tar 2-3 månader behövde nu ske på ca 2-3 veckor för att bolaget Ecogym skulle ha en möjlighet att klara sig ekonomiskt. Det verkade som en omöjlighet med tanke på alla problem som Shahab haft så långt. Tack vare en erfaren projektledare från BRP och Shahabs vilja att lära (samt tekniska förståelse) gjorde detta möjligt. En intensiv period av utbildning och konfiguration tog vid och ca 3 veckor senare var Ecogym driftsatt i BRP systems affärssystem. 

 

“Till och med den automatiska kopplingen till min Nutraminomaskin var igång!” säger Shahab med ett leende.  (En viktig service för medlemmarna på gymmet samt intäktskälla då den automatiskt lägger på inköpen på medlemmens autogiro som dras i slutet av månaden). Jättesmidigt för både medlemmen och Ecogym!

När den första månadens autogiro gick igenom var det en stor lättnad för Shahab och ecogym. BRPs projektledare hade satt upp detta som högsta prio och drivit den konfigurationen snabbt framåt. 

“Visst det blev en dyr utbildning och särskilt som den hamnade i fast-track, men det var värt varenda krona” säger Shahab. “Att få ett fungerande system, som jag kunde använda och som gjorde att medlemmarna kunde träna och betala sina medlemsavgifter. Man kan likna det vid när man anlitar en dålig hantverkare som gör fel och sedan får anlita rätt hantverkare i efterhand som kommer och räddar upp byggprojektet. Man önskar att man valt rätt från början men att hitta någon som kan hjälpa en på rätt väg är det viktigaste i slutändan. Det var en enorm lättnad!” Personen som rekommenderade det första systemet har erkänt sitt misstag och bett om ursäkt skämtar Shahab och skrattar gott. 

Hur ser då vardagen ut idag på Ecogym?

Anläggningen har ca 400 medlemmar vilket är en stark tillväxt sedan starten för ca 2 år sedan. Det finns tankar på expansion och man vill då fortsätta på det befintliga konceptet och även ge möjlighet till mer funktionell träning och rörelseträning. Under våren kommer Ecogym anordna utomhuspass och till detta kommer BRPs funktionalitet för arrangemang och kurser väl till pass. 

BRP används i stort sett till de flesta arbetsuppgifter förutom kanske instruktion/PT och städning av anläggningen. Man håller koll på alla sina medlemmar och deras olika abonnemang och köp, autogiron styrs automatiskt via BRP och i de fall kunderna kommer efter med betalningar har systemet automatiska överföringar till inkassotjänster vid behov. Dessa är ständigt synkroniserade och fungerar perfekt berättar Shahab. Alla kvitton och redovisning hämtas ut ur BRP till bolagets revisor vilket underlättar dennes arbete. Ecogym använder idag inte de automatiska exporterna till exempelvis Visma eller Fortnox men funderar på sådana automatiseringar framöver. När fler anställda kommer in i bolaget kan det även bli aktuellt att använda BRPs funktionalitet för tidrapporter och lönehantering med automatiska exporter till lönesystem! 

“Att allt fungerar och så mycket som möjligt automatiseras av det administrativa gör att jag kan vara mer närvarande med mina medlemmar och fokusera på att ge dem en ännu bättre upplevelse och service!” berättar Shahab.”

Genom systemet kan jag även följa statistik och nyckeltal såsom antal medlemmar, deras snittbesök, hur mycket de handlar för i varuautomaten, överblick på vilka abonnemang som flest köper, produkt- och träningsstatistik med mera. All information som jag behöver för att ta bra beslut finns där! Om jag inte hade BRP systems skulle det var ett stort och omständligt jobb att ta fram statistik och jobba i olika dokument i till exempel word och excel. Alla automatiska dragningar och inpassering som BRP hjälper till med skulle ta otroligt mycket tid om jag behövde göra manuellt, berättar Shahab. 

 

Vad är i din mening den största vinsten med att du bytte system till BRP systems?

“Ja, utan BRP och den hjälp jag fick så snabbt med att komma igång hade inte Ecogym funnits idag, vi hade gått i konkurs helt enkelt. Så enkelt är det! BRP systems kanske kostar några kronor mer än vissa andra system men med tanke på hur bra det fungerar och allt man får med så är BRP systems extremt prisvärt. Utan BRP skulle arbetssätt och rutiner bli mycket mer luddiga och röriga. Det skulle bli kaos,” avslutar Shahab.

Shahabs bästa tips för att starta och driva ett gym

  • Ta hjälp i uppstarten, gärna av en mentor som tidigare drivit gym och som kan “best practice” och fallgropar
  • Det kostar pengar att starta upp en anläggning. Var förberedd på det, ha ett stort kapital redo och var inte dumsnål i dina val. Det kan kosta dig otroligt mycket mer än det du sparar kortsiktigt!
  • Satsa på beprövade och väl använda produkter och tjänster
  • Räkna, räkna och räkna. Hur mycket behöver du ta betalt för dina medlemskap för att verksamheten ska gå runt? Vilka är dina fasta kostnader och hur kan du se till att få in tillräckligt med intäkter varje månad? Räkna gärna på ett par olika scenarion. 
  • Gör en genomtänkt pre-sale och var beredd på att arbeta hårt!
  • Hur många medlemmar behöver du ha innan start? Räkna på det och slit hårt med din pre-sale tills du uppnår dina mål. 

Läs mer om Ecogym på ecogym.se

Frågor om våra system, lösningar och produkter eller några specifika tjänster som nämns i artikeln?

Kontakta BRP på hello@brpsystems.se

Varmt välkommen till BRP Functional ITness – IT och systemlösningar som fungerar

Contact

Direktkontakt

Tveka inte att kontakta oss om du är intresserad av information om vårt system

Besök eller kontakta oss

Diskettgatan 4, 583 35 Linköping
info@brpsystems.se
(+46) (0) 13 – 342 00 20

Våra medarbetare

BRP har 65 fantastiska medarbetare spridda över 4 olika team. Avdelningscheferna och kontaktuppgifter hittar du nedan.

Visa kontaktuppgifter

Anmäl dig för vårt nyhetsutskick

Contact